Étkezési kártyák, RFID kulcsok
Az "ebédjegyek" kiváltására jelenleg kétféle eszköz áll rendelkezésre. Vonalkódos kártya, vagy RFID chip.
Az RFID chip egy kis kulcstartó, zsebben is hordható, stapabíróbb a kártyánál.
Mindkét eszköz használatához szükség van az étkezdében egy számítógépre (régebbi típus is jó) és egy megfelelő beolvasó eszközre.
Kártyáknál vonalkódolvasó, RFID estén RFID olvasó.
Az étkezdében lévő számítógéphez nem feltétlenül szükséges internetkapcsolat, de ha van, az hasznos.
A kártya díját javasolt az étkezőktől beszedni, ugyanis így elkerülhető a sorozatos elvesztés és az otthon felejtett kártya helyett másik igénylés.
Az étkezési kártya évekig használható, cserélni csak megrongálódás, vagy elvesztés esetén kell. Minden kártya egyedi és csak egy étkezőhöz lehet hozzárendelni.
A törölt, kilépett étkező kártyája nem kapcsolható másik étkezőhöz, nem lehet újra felhasználni.
Elveszett vagy megrongálódott kártya helyett bármikor adható másik az étkezőnek, de az elveszett és lecserélt, majd később mégis megkerült kártya nem aktiválható újra.
A kártyás vagy RFID-s rendszer használata nem kötelező, viszont nincs ebédjegy nyomtatási lehetőség. A kártyás módszer az évek során tökéletesnek bizonyult a havi kilónyi ebédjegy helyett.
Az RFID chip annyival jobb, hogy kevésbé sérülékeny, egyszerűbb a használata.
A vonalkód- vagy RFID olvasó ára többnyire 1 éven belül megtérül. Egy régi számítógép pedig minden iskolában akad, amit be lehet tenni az ebédlőbe.
RFID chip esetén a biléták újra felhasználhatók, másik étkezőhöz társíthatók.
Mielőtt hozákezdene
A rendszer használatához ajánlott minimális számítógépes konfiguráció:
Pentium IV processzor legalább 1,5 GHz órajellel, 1 GB RAM
Legalább 512 Kbit/sec sebességű működő internetkapcsolat (ez szinte mindenütt adott)
Ahol internetes tűzfal van, ott a https (tcp:443) protokoll kimenő engedélyezése (általában mindenütt engedélyezett)
Célszerű legalább 17"-os monitort használni
A számítógép képernyőfelbontása minimum 1024*768 vagy ennél jobb. (Ajánlott ennél még jobb felbontást használni. pl. 1280*1024) Ez azért fontos, hogy a megjelenő listák, táblázatok elférjenek a képernyőn.
Mozilla Firefox böngésző. Bárki által használható, ingyenesen letölthető. Internet explorerel a rendszer nem használható és nem is várható, hogy IE kompatibilis lesz.
A Firefox böngésző telepítése után van pár technikai beállítás, amit mindenképp el kell végeznie. A beállítások elmaradása esetén nem tudja rendesen használni a rendszert! A Mozilla Firefox böngésző beállításai
Intézményi adatok
Intézményi jogosultsággal rendelkező felhasználók módosíthatják az intézmény adatait, melyek:
az intézmény címe
OM száma
bankszámlaszáma
adószáma
szakfeladat(ok) az intézmyénynél használt szakfeladatok. Az étkezőket be lehet sorolni szakfeladatokra. A könyvelés és statisztikai adatok generálásánál rendkívül hasznos, főleg nagyobb intézményeknél, ahol pl. általános iskola, gimnázium, kollégium is működik.
az intézménnyel kapcsolatban álló beszállítók (konyhák)
az intézménynél alkalmazott térítési kategóriák. Azaz az étkezők milyen normatíva szerint lehetnek besorolva. Előre be van építve a programba
néhány alapvető térítés, mint a teljes térítés 100%, 3, vagy több gyermekes 50%, fogyatékkal élő, vagy tartósan beteg 50%, rendszeres gyermekvédelmi támogatásban részesülő 50% és egy 0%-os kategória.
Nem változtatható az intézmény neve és fenntartója. Ha ezek az adatok megváltoznak, telefonos egyeztetés szükséges.
Telephelyi adatok
A telephelyi adatoknál a következő paraméterek állíthatók be:
A kinyomtatott számlák példányszámai
Az étkezőket adatrögzítéskor mely kategóriába lehet besoroloni (óvoda, általános iskola, gimnázium, szakközépiskola, stb..)
Az étkezők az öt lehetséges étkezés közül melyiket vehetik igénybe az adott telephelyen (reggeli, tízórai, ebéd, uzsonna, vacsora)
Új ételtípus definiálása ("A menü", "B menü", stb.. megnevezés, beszállító, érvényesség kezdete, árak). Az étkezők felvétele előtt legalább egy ételtípust kötelező létrehozni.
Árváltozás rögzítése. Egy már létező ételtípus árváltozásának rögzítése. Az árváltozás a hónap bármely napjára eshet. (Lezárt hónap árai nem módosíthatók)
Ételtípus törlése (A már nem használt ételtípusok törlése)
Étkezői csoportok definiálása
A programmal kezelt étkezőket az évfolyamon és osztályon kívül még be lehet sorolni egy tetszőleges csoportba is. Ennek előfeltétele, hogy előzőleg
a csoport legyen létrehozva. Az étkezői csoport létrehozása mindössze annyiból áll, hogy nevet adunk a csoportnak, esetleg egy számot.
Telephelyenként legalább egy étkezői csoportot kötelező létrehozni.
Új étkező felvétele
Étkezők adatait rögzíthetjük itt az adatbázisba. A rögzítendő adatok:
név, évfolyam, osztály, csoport
besorolás pl. óvoda, ált. iskola, ... alkalmazott, külsős, ...
további besorolás (menzás, napközis, kollégista, tanulószobás)
igénybe vett étkezések (a telephelyen igénybe vehető étkezések közül melyiket akarja? reggeli, tízórai, ebéd,...)
Alapétkezés (milyen ételtípust fog az étkező többnyire igénybe venni)
Kedvezmény (térítési kategória, normatív kedvezmény) ha van, és annak kezdete, lejárata.
Szakfeladat (melyik szakfeladaton étkezik) csak költségvetési intézményeknél van jelentősége.
Lakcímadatok
Önkormányzati, vagy egyéb támogatás típusa és mértéke, érvényessége, a támogató önkormányzat vagy szervezet adatai, vagy természetbeni hozzájárulás.
fizetési mód (készpénz, csekk, átutalás)
vevőkód a könyvelésben, adószám (nem kötelező adatok)
étkező nyitóegyenlege (előző időszakról hozott túlfizetés, vagy hátralék) Az étkező felvételekor beírt nyitóegyenleg később nem módosítható, vagy pótolható!
Étkező adatai módosítás
Az étkező adataiban történő módosítások rögzítése. (A nyitóegyenleg nem mósosítható)
Étkező törlése
A kilépő étkezőket lehet törölni az adatbázisból egyenként, vagy csoportosan. Az étkező csak akkor törölhető, ha egyenlege nulla,
nincs érvényes jegyzése, az esetleges önkormáynzati támogatások egyenleg is nulla. Csoportos törlés esetén maga a csoport nem lesz törölve, csak a csoport tagjai. Az étkező törlése után
a régi számlái és egyéb adatai megmaradnak az adatbázisban, de a létszámokba nem kerül beszámításra és nem lehet étkezést előjegyezni neki.
Étkező információs lapja
Az étkezői információs lapon lehívhatók az étkező adatai, jegyzése, pénzügyi egyenlege, tárgy és előző évi számlái, tárgy és előző évi jegyzései, befizetései, stb.
Új hónap nyitása
A MenzaNet havi elszámolási rendszerre épül, ezért minden hónapot meg kell nyitni, majd le kell zárni. A havi elszámolási rendszernek vannak előnyei, de hátrányai is. Előny, hogy záráskor
korrekt kimutatásokat kaphatunk. Hátrány, hogy a lezárt hónap adatain nem lehet módosítani. Egy adott hónapra csak nyitás után lehet
előjegyzést rögzíteni. Egyszerre két hónap lehet nyitva. A program automatikusan dönti el, hogy melyik lesz a megnyitott hónap
az utoljára lezárt, az aktuális dátum, és a már nyitott hónap függvényében. Nincs lehetőség visszamenőleges hónyitásra. Pl. ha az utolsó lezárt hónap március volt és az
aktuális dátum május, akkor április már nem nyitható meg. Ha ilyen problémába ütközik, akkor telefonos egyeztetés után a túlhaladt hónapot megnyitom.
Előjegyzési sablon
Az előjegyzési sablonnal leegyszerűsödik az étkezők jegyzésének rögzítése. A sablonba bejelöljük azokat a napokat ahol az adott hónapban lesz étkezés, (jelölőnégyzetekben pipa) majd
amikor az étkezőnek a kiválasztott hónapra először visszük fel a jegyzést, akkor válaszhatjuk a sablon alapján opciót, ezzel automatikusan kitöltődik az étkező jegyzése.
Ahol a sablonban be volt jelölve az étkezés, ott az étkezőnek is lesz jegyzése, az étkezőhöz rendelt alapétkezés ételtípusa. A sablon bármikor módosítható, így a különböző
csoportoknak, különböző jegyzések rögzíthetők. Ha egy étkezőnek már van jegyzése az adott hónapra, akkor a sablon már nem írható be a jegyzésébe, csak kézzel módosítható.
Étkezők előjegyzései
Az étkezők előjegyzéseit lehet felvenni, módosítani. (lemondások, plusz jegyzések). Ha két hónap van nyitva, előbb ki kell választani, melyikkel akar dolgozni.
Csopotos előjegyzés
Egyszerre egy menetben a sablon alapján egy évfolyam, egy osztály, vagy egy csoport előjegyzéseit lehet rögzíteni. Az étkező jegyzésébe az étkezőhöz tartozó alap ételtípus fog bekerülni.
Csopotos lemondás
Csoportos lemondásnál és pótjegyzésnél meg kell adni a lemondás/pótjegyzés dátumát és azokat az étkezéseket amiket le akar mondatni, illetve pótjegyzést akar rá rögzíteni, majd ki kell választani egy évfolyamot, vagy osztályt, vagy csoportot.
Lemondásnál a megadott napon a megadott étkezések a megadott étkezői csoportban ki lesznek húzva.
Pótjegyzésnél amennyiben az étkezőnek van legalább 1 db jegyzése a hónapra, akkor kerül a választott pótjegyzés rögzítésre.
Számlák
Az étkezők és a támogató önkormányzatok tárgyhavi számlái nyomtathatók csoportosan, vagy étkezőnként. Lista kérhető a rendezetlen számlákról.
Téves számlák sztornózhatók. Számlamásolat készíthető. Eredeti számla (a telephelyi adatoknál megadott példányszámban) csak egyszer nyomtatható.
Egy A4-es lapra többnyire ráfér a számla 2 eredeti példánya.
Pénztár
A befizetett számlák írhatók jóvá. A pénzforgalom lekérdezhető. Bizonylat kereshető a pénzforgalomban.
Zárás
Minden hónapot le kell zárni miután már a hónap jegyzései nem változnak, a tárgyhavi számlák jóvá lettek írva. A hónap zárása után a jegyzései nem módosíthatók, az adott hónapban nyomtatott számlák nem sztornózhatók.
Záráskor készül egy zárási összesítő, amely tartalmaz az adott hónapra minden fontosabb információt. A zárási összesítő gyakorlatilag megegyezik a bármikor kérhető pénzügyi összesítővel.